Secretaresse Bestuursbureau

Als Secretaresse Bestuursbureau zorg je ervoor dat het bestuur kan rekenen op een professionele en goed georganiseerde ondersteuning. Je coördineert, organiseert en houdt overzicht, zodat bestuurlijke processen soepel verlopen. Zo lever je een bijdrage aan de zorg, het onderwijs en de begeleiding die we bij iHub bieden aan kinderen, jongeren en gezinnen.

Als Secretaresse Bestuursbureau zorg je ervoor dat het bestuur en de Raad van Toezicht kan rekenen op een professionele, proactieve en goed georganiseerde ondersteuning.

Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles organisatorisch op rolletjes loopt. Je gaat een uitdaging niet uit de weg en weet ook in een dynamische omgeving rust en structuur aan te brengen. Voor het bestuur en ook de Raad van Toezicht vervul je een belangrijke spilfunctie op organisatorisch, secretarieel, communicatief en administratief gebied.

Concreet zijn je werkzaamheden:

• Het beheren van complexe agenda’s van bestuurders, waarbij je vooruitdenkt, anticipeert op afspraken en zorgt dat bestuurders goed voorbereid aan tafel zitten
• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten en het bewaken van de voortgang van actiepunten
• Het verzorgen van e-mailverkeer, correspondentie en overige secretariële en administratieve werkzaamheden
• Het ondersteunen van het bestuur en de Raad van Toezicht, waarbij je snel schakelt en een actieve bijdrage levert aan een soepele samenwerking
• Het signaleren van wat nodig is, meedenken in de voorbereiding en het zelfstandig oppakken van uiteenlopende organisatorische vraagstukken

Je standplaats is Rotterdam. In deze functie ben je bij voorkeur zoveel mogelijk aanwezig op de locaties waar de bestuurders werkzaam zijn. Zo blijf je nauw verbonden met de organisatie en de bestuurlijke processen. Uiteraard is er, waar passend bij de werkzaamheden, ruimte voor afstemming over hybride werken.

Je komt terecht in een prettige en toegankelijke werksfeer binnen een dynamisch team. Je werkt nauw samen met twee bevlogen bestuurders, twee bestuurssecretarissen en twee secretaresses. 

Het Bestuursbureau

Het Bestuursbureau ondersteunt en adviseert de Raad van Toezicht, de bestuurders, directeuren en adviesgremia op bestuurlijk, organisatorisch en juridisch gebied. Vanuit deze centrale positie draagt het Bestuursbureau bij aan zorgvuldige besluitvorming, goede governance en een effectieve inrichting van bestuurlijke processen.

Als bestuurssecretaresse maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en werk je nauw samen met de bestuurssecretaris. Samen zorgen jullie voor structuur, overzicht en continuïteit in de ondersteuning van het bestuur en de Raad van Toezicht. Daarbij is de bestuurlijke agenda niet alleen een logistiek hulpmiddel, maar een strategisch instrument om belangrijke thema's tijdig te agenderen en besluitvorming goed voor te bereiden.

De ambitie van iHub is helder: kinderen en jongeren helpen om weer regie te ervaren over hun eigen leven. We helpen hen om hun levenslust terug te vinden en perspectief te krijgen. Dat doen we vanuit jeugd- en gezinszorg, pleegzorg en speciaal onderwijs. Wat ons uniek maakt, is dat we zorg en onderwijs samenbrengen. We werken multidisciplinair en kijken altijd naar het kind en het gezin.

Bij iHub werken ruim 3000 betrokken professionals die maatschappelijke impact willen maken. We zijn een grote organisatie met een professionele basis, maar voelen op onze locaties informeel, kleinschalig en dichtbij. Je krijgt vertrouwen, ruimte voor initiatief en volop mogelijkheden om door te groeien. Daarbij kijken we kritisch naar onszelf en leren we continu van de praktijk.
Meer weten? Ga naar werkenbijihub.nl of ihub.nl.

Je kiest hier niet voor een functietitel, maar voor betekenisvol werk. We organiseren het werk zo dat energie, ontwikkeling en werkplezier geen extra’s zijn, maar de basis, nu en in de toekomst. Dat zie je terug in onze aandacht voor groei, balans en arbeidsvoorwaarden die meebewegen met jouw leven.

Je krijgt daarbij van ons:

• Een dienstverband van 24-32 uur per week;
• Een bruto maandsalaris, afhankelijk van ervaring, tussen € 3055,29,- en € 4537,08,- bij een fulltime (36 uur) dienstverband (schaal 8, cao Jeugdzorg);
• Vakantiegeld 8% en eindejaarsuitkering 8,3%;
• 200 Vakantie-uren per jaar bij een 36-urige werkweek;
• Pensioenopbouw via Pensioenfonds Zorg & Welzijn;
• Reiskostenvergoeding en overige arbeidsvoorwaarden conform cao Jeugdzorg en iHub-beleid.
   

Wat mag je nog meer van ons verwachten:

• Volledige flexibiliteit via het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, zoals kopen of verkopen van verlof, uitruilen van salaris of verlof voor extra netto vergoedingen of een fietsregeling, sportabonnement of vergoeding van studiekosten
• Aandacht voor vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, ondersteund door iHub
• Ruimte voor leren en ontwikkelen via opleidingen en duidelijke ontwikkelpaden
• Mogelijkheid tot hybride werken en flexibiliteit in je werkweek

In de functie van Secretaresse Bestuursbureau staan de kwaliteiten pro-activiteit, organisatiesensitiviteit en oplossingsgerichtheid centraal. Die heb je nodig omdat je werkt in een bestuurlijke omgeving waarin veel zaken tegelijkertijd spelen en verschillende belangen samenkomen. Je denkt vooruit, anticipeert op afspraken en ziet wat er nodig is voordat een ander daarom vraagt. Daarnaast begrijp je wat er speelt binnen verschillende lagen van de organisatie en weet je snel tot passende oplossingen te komen wanneer plannen wijzigen of onverwachte vraagstukken ontstaan. Daarbij houd je overzicht en zorg je ervoor dat werkzaamheden en processen soepel blijven verlopen.

Verder vragen wij:

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in een secretariële richting
• Meerdere jaren aantoonbare werkervaring als secretaresse 
• Goede kennis van en ervaring met Microsoft Office
• Je bent integer, stressbestendig en weet in een dynamische omgeving het overzicht te bewaren
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Krijg jij energie van organiseren, ontzorgen en vooruitdenken in een bestuurlijke omgeving met maatschappelijke impact? Solliciteer via de sollicitatiebutton op de functie van Secretaresse Bestuursbureau bij iHub. We ontvangen graag je CV en een korte motivatie waarom deze rol helemaal bij je past. Reageren kan tot zolang de vacature online staat.

Wil je eerst meer weten over de functie of werken bij iHub? Neem dan contact op met Mireille van der Wiel (Corporate Recruiter) via 06 - 2851 8219.

Wanneer je bij ons komt werken vragen wij om een recent VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).

Acquisitie stellen we niet op prijs!

iHub zet zich in voor een inclusieve werkomgeving waarin diversiteit wordt omarmd en gewaardeerd. Wij geloven dat diversiteit onze organisatie creatiever, veerkrachtiger en sterker maakt. Samen streven we ernaar om een organisatie te zijn die de samenleving weerspiegelt. Herken jij jezelf in onze waarden, dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren!