Officemanager

Werken in een collegiaal team én bijdragen aan zorg voor kinderen, jongeren en gezinnen. Als Officemanager bij iHub Familiezorg Haaglanden, locatie Zoetermeer zorg je ervoor dat cliënten, verwijzers en collega’s zich welkom voelen en dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen administratie, planning, ontvangst van bezoekers en ondersteuning van het team. Nieuwsgierig? Lees verder en ontdek jouw rol bij iHub.

Als Officemanager ben je verantwoordelijk voor het organiseren, faciliteren en stroomlijnen van de dagelijkse gang van zaken binnen iHub Familiezorg Haaglanden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten, verwijzers en bezoekers en zorgt ervoor dat processen rondom aanmeldingen, administratie en ontvangst soepel verlopen.

Je draagt met jouw werk direct bij aan de ondersteuning van de hulpverlening. Door structuur aan te brengen, overzicht te houden en collega’s te ontzorgen, maak je het mogelijk dat zorgprofessionals hun werk goed kunnen uitvoeren.

Wat deze functie bijzonder maakt, is dat je een zichtbare spilfunctie vervult in een behandelsetting. Je staat midden in het team, hebt veel contact met jongeren en ouders en draagt actief bij aan een warme en professionele omgeving. Geen dag verloopt hetzelfde en je wordt voortdurend uitgedaagd om prioriteiten te stellen en flexibel in te spelen op wat er nodig is.

In de praktijk ben je het eerste aanspreekpunt, houd je overzicht in een dynamische omgeving en schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en contacten. Daarnaast zorg je voor rust, overzicht en een gastvrije omgeving.

Concreet betekent dit dat je:

• bezoekers ontvangt en zorgt voor een warm welkom in de wachtkamer;
• telefoonverkeer verzorgt en cliënten, verwijzers en andere contacten te woord staat;
• administratieve werkzaamheden uitvoert rondom nieuwe aanmeldingen en het zorgproces;
• samenwerkt met zorgadministratie, teamcoördinatoren en ondersteunende afdelingen zoals ICT, HR, Facilitair en Inkoop;
• ondersteunt bij uiteenlopende facilitaire en organisatorische werkzaamheden die bijdragen aan een goed verloop van de dagelijkse praktijk.
   

Jouw team

Je komt te werken bij iHub Familiezorg Haaglanden in Zoetermeer.  Je vormt samen met collega’s van het officemanagement een team waarin samenwerking centraal staat. De lijnen zijn kort en collega’s ondersteunen elkaar waar nodig. Je werkt nauw samen met teamcoördinatoren, zorgadministratie en andere ondersteunende diensten binnen iHub.

De ambitie van iHub is helder, kinderen en jongeren helpen om weer regie te ervaren over hun eigen leven. We helpen hen om hun levenslust terug te vinden en perspectief te krijgen. Dat doen we vanuit jeugd en gezinszorg, pleegzorg en speciaal onderwijs. Wat ons uniek maakt, is dat we zorg en onderwijs samenbrengen. We werken multidisciplinair en kijken altijd naar het kind én het gezin.

Bij iHub werken ruim 3000 betrokken professionals die maatschappelijke impact willen maken. We zijn een grote organisatie met een professionele basis, maar voelen op onze locaties informeel, kleinschalig en dichtbij. Je krijgt vertrouwen, ruimte voor initiatief en volop mogelijkheden om door te groeien. Daarbij kijken we kritisch naar onszelf, leren we van de praktijk om zo continu te blijven verbeteren. Meer weten over werken bij iHub? Ga naar werkenbijihub.nl of over onze dienstverlening op www.ihub.nl. 

Werken bij iHub betekent voor jou

Je kiest hier niet voor een functietitel, maar voor betekenisvol werk. We organiseren het werk zo dat energie, ontwikkeling en werkplezier geen extra’s zijn, maar de basis, nu en in de toekomst. Dat zie je terug in onze aandacht voor groei, balans en arbeidsvoorwaarden die meebewegen met jouw leven.

Je krijgt natuurlijk van ons:

• Een dienstverband van 24 tot 32 uur per week waarbij je in elk geval werkzaam bent op dinsdag, woensdag en vrijdag;
• Een bruto maandsalaris tussen € 2.655,- en € 3.456,- op basis van 36 uur per week (schaal 35, cao GGZ);
• 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering;
• Reiskostenvergoeding;
• Pensioenopbouw via Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Overige arbeidsvoorwaarden conform cao GGZ.

Wat mag je nog meer verwachten: 

• Veel vertrouwen en ruimte om je rol zelfstandig vorm te geven;
• Volledige flexibiliteit via het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, zoals:

-       het kopen of verkopen van verlof

-       het uitruilen van salaris of verlof voor extra netto vergoedingen

-       een fietsregeling, sportabonnement of vergoeding van studiekosten

• Aandacht voor vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, ondersteund door iHub
• Ruimte voor leren en ontwikkelen, via opleidingen, trainingen en duidelijke ontwikkelpaden
• Werken in een omgeving waar jij bijdraagt aan de toekomst van kinderen en jongeren.

Wat breng je mee?

In de functie van Officemanager staan flexibiliteit, nauwkeurigheid en het kunnen stellen van prioriteiten centraal. Deze kwaliteiten heb je nodig omdat je voortdurend schakelt tussen verschillende werkzaamheden, overzicht bewaart en zorgvuldig werkt met cliëntgegevens.

Verder vragen wij:

• Mbo-4 niveau, bijvoorbeeld in een secretariële richting;
• Minimaal drie jaar werkervaring binnen officemanagement;
• Goede beheersing van MS Office en de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Een EHBO-diploma en diploma bedrijfshulpverlening, of de bereidheid deze te behalen.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je bent communicatief vaardig en beschikt over levenservaring;
• Je ontvangt bezoekers op een warme en gastvrije manier;
• Je staat stevig in je schoenen in gesprekken die soms gevoelig of emotioneel kunnen zijn;
• Ervaring binnen de jeugdhulpverlening of kennis van het zorglandschap is een pré;
• Je kunt goed plannen en organiseren en werkt zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.

Wil jij werken op een plek waar je elke dag het verschil maakt in het leven van kinderen, jongeren en gezinnen? Solliciteer dan via de sollicitatiebutton op de functie van Officemanager bij iHub. Twijfel je nog of deze functie bij je past? Reageer gerust, we gaan graag met je in gesprek.

Na je sollicitatie nemen we binnen 5 werkdagen contact met je op. Reageren kan zolang de vacature online staat. Heb je vragen over de functie of werken bij iHub? Neem dan contact op met Ingrid Cornelissen, Recruiter via 06-28266355 (Whatsapp of telefonisch)

Voor indiensttreding vragen we om een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Ook maakt een referentiecheck onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

iHub zet zich in voor een inclusieve werkomgeving waarin diversiteit wordt omarmd en gewaardeerd. Wij geloven dat diversiteit onze organisatie creatiever, veerkrachtiger en sterker maakt. Samen streven we ernaar om een organisatie te zijn die de samenleving weerspiegelt. Herken jij jezelf in onze waarden, dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren!